Cada vez que alguien decide organizar un evento es necesario tener en cuenta muchos factores para que todo salga bien. Lo ideal sería que todo salga según lo esperado para que puedas llevar a cabo más eventos en el futuro. No importa si el evento es multitudinario o sólo para unos pocos familiares, no importa si se va a cobrar entrada o no, las cosas que pleanees pueden ir bien o mal. Si estás pensando contratar músicos para un show, no es sólo cuestión de preguntar si tienen disponibilidad y que simplemente toquen. Sería ideal, pero las cosas no funcionan así y si no se tienen ciertos recaudos, pueden darse roces indeseados. Organizar un evento con un show de música en vivo requiere de ciertos recaudos y acá te explicamos cuáles son los indispensables.
Contratar músicos no es algo tan sencillo como muchos piensan y es por la simple razón de que cada uno tiene sus propias reglas y su propio “protocolo” que va a intentar respetar y buscará que lo respetes también vos - en este punto, estamos dando por sentado que la contratación cumplirá con el pago de todos los impuestos necesarios como SADAIC y CAPIF y que se cumplen con los requerimientos mínimos de seguridad-. Si estamos hablando de músicos independientes, entonces la contratación es mucho más simple porque estarías hablando directamente con quien va a estar sobre el escenario. Distinto es el caso de los músicos que forman parte de un sello discográfico porque ellos tienen un manager y condiciones que son menos flexibles aunque tal vez convoquen más gente o el público que asista se sepa sus canciones.
Es importante que asignes prioridades a tu evento ¿Serán los músicos la atracción principal? ¿Tocarán sólo una vez? ¿Habrá que pagar una entrada? ¿Habrá tiempo para un ensayo previo al show? Como sabés, una buena organización tiene en cuenta estos aspectos y muchos más. En otros posteos encontrarás más información al respecto pero acá te damos una lista de 5 aspectos esenciales que no puedes dejar librado al azar.
Contrato escrito
Este aspecto es totalmente fundamental. Una vez que hayas definido todos los puntos claves, anotalos en un papel punto por punto y que el artista te lo firme días antes del show, de esa forma podrás cambiarlo si hace falta y evitar malentendidos.
Sonido y cuestiones técnicas
¿Quién pagará por el alquiler del sistema de sonido? ¿Cuántos instrumentos llevarán los músicos? ¿Habrá algún tipo de backline en el establecimiento? Las cuestiones técnicas son importantes para todo show. Asegurate de saber quién es responsable de los equipos y qué necesitás para tu evento. Averiguá si es necesario trasladarlos o contratar algún seguro contra riesgos.
Viáticos o consumisiones
En tu evento probablemente haya comida, entonces debería estar claro si los músicos tienen permitido probarla o no. Definí si vas a reservar comida y bebidas para los músicos y en qué cantidad.
Duración del show
Duración del show
No es lo mismo un show de 20 minutos que uno de 3 horas. La lista completa de temas podría también estar definida de antemano. Esto está relacionado también con el momento en el cual el artista deba hacer su presentación. Tal vez el músico tenga alguna preferencia por algún horario en particular. Sería bueno que pactaran algo de común acuerdo.
Precio
Así como uno pide el presupuesto para un salón de eventos o para el catering, también debería hacerlo con los músicos. Saber cuánto, cómo y cuándo se les va a pagar puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. Si es un evento privado, tenés un poco más de ventaja para tratar estos temas. Si es un evento público, en donde se contrata a los músicos justamente porque llevan público, entonces es importante escucharlos y tratar de llegar a un acuerdo que será bueno para ambos dependiendo de las necesidades de cada parte. Para más información sobre este aspecto, podés visitar: Formas de contratar a un músico independiente.
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